Ser capaz de colaborar en línea con tus equipos y clientes se ha vuelto más importante que nunca durante la pandemia de Covid-19, con personas de todo el mundo a las que se les insta a trabajar desde casa siempre que sea posible. Afortunadamente, hay muchas herramientas y soluciones tecnológicas en línea que han facilitado el trabajo desde casa, y seguir trabajando como parte de un equipo.
Una de las herramientas online más populares para comunicarse entre equipos es Microsoft Teams, una solución que se lanzó en 2017. Microsoft es un proveedor de software tan popular que la mayoría de los usuarios de PC utilizan sus aplicaciones, o al menos están familiarizados con su funcionamiento, por lo que Microsoft Teams se lanzó para aportar a estos usuarios más funciones aún, que les ayudaran a trabajar de forma más eficiente.
Estas son algunas de las principales funciones que puedes utilizar en Microsoft Teams:
CHAT
A veces sólo quieres hacer una pregunta rápida a alguien y un correo electrónico tarda demasiado, mientras que una llamada telefónica puede acabar tardando demasiado, también, cuando ves que es necesaria una pequeña charla que, sin duda, te hará perder tiempo. La función de chat de Microsoft Teams permite la mensajería instantánea entre los miembros del equipo. Los chats se muestran como conversaciones en cadena, lo que significa que puedes seguir fácilmente la conversación y consultar rápidamente los mensajes anteriores. Recibes notificaciones para saber que alguien te ha enviado un mensaje y, dentro del chat, puedes cambiar fácilmente a una videollamada o a una llamada de voz.
VIDEOLLAMADA
Una de las características más potentes de Teams es la función de videollamada. Además de poder realizar videollamadas individuales, puedes celebrar reuniones virtuales con hasta 350 personas en la misma videollamada. Si la videollamada se inicia en el chat, el número máximo de participantes es de 20. Teams graba las llamadas y te permite descargarlas durante un máximo de 20 días, de modo que puedes compartirlas con las personas que no pudieron acudir a la reunión, para que no se pierdan las actualizaciones importantes u otra información.
EVENTOS EN DIRECTO
Esta función permite realizar presentaciones en lugar de asistir a eventos en directo, como conferencias o talleres. Es posible contar con hasta 10.000 asistentes y muchas personas utilizan esta función para cosas como presentaciones de ventas o conferencias industriales. A lo largo de 2020, la mayoría de las conferencias y talleres tuvieron que ser cancelados debido a la pandemia de salud, pero la función de eventos en vivo permitió a la gente encontrar una solución, lo que ayudó con actividades como la formación, la presentación de nuevos productos y toda una serie de otros eventos esenciales para las empresas.
INTEGRAR APLICACIONES DE TERCEROS
Otra característica clave de Teams es que puede integrar una larga lista de aplicaciones de terceros, incluyendo herramientas de gestión de proyectos como Asana y otras aplicaciones que puedes utilizar dentro de tu negocio. En 2020, Microsoft amplió las posibilidades al permitir que las aplicaciones se integren en las llamadas en directo, en lugar de depender de la pantalla compartida para recorrer los detalles de las aplicaciones empresariales.
Hay muchas aplicaciones estupendas que puedes seleccionar para integrarlas en Teams, como Zoom, Slack, Lucidchart, Hive y muchas, muchas más aplicaciones empresariales, de productividad, de comunicaciones y otros tipos de aplicaciones útiles.
COMPARTIR PANTALLA
Dentro de la función de videollamada, también tienes la opción de compartir pantallas con los participantes. Esto es perfecto para repasar un aspecto de la formación, compartir datos que quieras discutir en equipo o cualquier otra cosa que necesites compartir durante la llamada.
Compartir la pantalla es una herramienta muy potente, especialmente si estás tratando de describir una acción o cómo se ve algo, ya que todo lo que necesitas hacer es compartir tu pantalla y podrás mostrar a los miembros de tu equipo exactamente de qué estás hablando.
Otro aspecto de la pantalla compartida que resulta muy útil es su uso para la asistencia de IT cuando hay un problema técnico al que el equipo de soporte de IT debe echar un vistazo. Históricamente, muchos problemas de IT requerían que la gente enviara capturas de pantalla del problema, pero eso es cosa del pasado con el uso compartido de pantalla de Teams.
FILTRADO DE ACTIVIDAD CON MENCIONES
Si alguna vez has trabajado en un equipo en el que a la gente le gusta incluir a todo el mundo en cada correo electrónico y «responder a todos» con actualizaciones irrelevantes que te hacen perder el tiempo, entonces te encantará la función @, en la que sólo verás la información en la que has sido etiquetado con el símbolo @.
Puedes seguir desplazándote por las conversaciones si lo deseas, pero sólo recibirás las notificaciones de las que requieran tu respuesta o estén dirigidas a ti. En comparación con el enfoque de «enviar correos electrónicos a todos» y «responder a todos», esto ahorrará a todos los miembros de tu equipo una enorme cantidad de tiempo y les ayudará a concentrarse en el trabajo más importante sin distracciones.
PIZARRA DE REUNIONES
Algunas de las ideas más creativas comienzan en una pizarra y las reuniones en línea no suelen prestarse al proceso de esbozar ideas en equipo. Las pizarras de reuniones de Teams han cambiado todo esto, permitiendo una colaboración más creativa, lo más parecido a estar en la misma habitación lanzando ideas, como se puede conseguir.
Puedes elegir bolígrafos de diferentes colores, y también hay opciones de gráficos que realmente aumentan las posibilidades de colaboración visual. Puedes dibujar y borrar fácilmente bocetos, crear diagramas de flujo y todo tipo de contenidos típicos de las pizarras blancas.
TRADUCCIÓN DE MENSAJES EN LÍNEA
Para las empresas con empleados o clientes de diferentes partes del mundo, la función de traducción de mensajes en línea permite una comunicación rápida y precisa incluso cuando existen barreras lingüísticas. Esto ayuda a reducir los malentendidos y es mucho más barato que pagar a un traductor o dedicar tiempo a buscar traducciones para las conversaciones que se mantienen.
COMPARTIR ARCHIVOS
Una de las mayores barreras del trabajo desde casa para muchas empresas es que no tienen acceso al almacenamiento de archivos compartidos de la empresa, especialmente si la infraestructura de IT no se ha actualizado durante un tiempo y no han introducido la tecnología de la nube.
Con Teams, puedes guardar, compartir y colaborar fácilmente en documentos con personas que tienen acceso a tus archivos compartidos. Las aplicaciones integradas, como Word y Powerpoint, facilitan el inicio de nuevos trabajos sin necesidad de salir de Teams.
La sincronización automática e instantánea de los archivos significa que nunca habrá ninguna confusión sobre la versión del documento con la que se está trabajando, o cuál es la última versión, y no tendrá que pasar por el largo y penoso proceso de enviar documentos por correo electrónico y reunir diferentes comentarios y actualizaciones de una serie de respuestas de correo electrónico.
También es muy fácil controlar quién puede ver, acceder o editar los archivos, lo que garantiza la seguridad y la privacidad de forma mucho más fácil que muchas opciones de intercambio de archivos más antiguas.
OBTÉN AYUDA DE BOTS
Hay una serie de bots dentro de Teams que pueden hacerte la vida mucho más fácil. Desde proporcionar respuestas a las preguntas que tengas sobre el uso de Teams, hasta Zoom.ai, que automatiza la programación de reuniones y gran parte de la actividad que supone organizarlas. Polly es otra herramienta útil que te permite enviar encuestas a tu equipo. Así, puedes utilizarla para divertirte un poco y aumentar el compromiso o simplemente para comprobar rápidamente cómo se siente la gente en ese momento.
Merece la pena explorar todos los bots disponibles en Teams para ver cuáles son los que más benefician a tu equipo. Si eres un director de equipo que busca motivar a los miembros de su equipo y divertirse, Growbot te permite enviar felicitaciones a la gente, lo que es realmente esencial para mantener la moral del equipo mientras la gente está trabajando en casa aislada del resto del equipo.
CONCLUSIÓN
Estas son sólo 10 características muy útiles dentro de Microsoft Teams, pero hay muchas más, y se están añadiendo nuevas características y mejoras todo el tiempo. Si tienes instalado Microsoft Teams pero no has tenido la oportunidad de explorar todas las capacidades, intenta dedicar algo de tiempo a hacer un recorrido o a ver algunos vídeos de demostración. Es probable que descubras que existen múltiples oportunidades para aumentar la productividad y trabajar de forma más eficiente cuando tu equipo trabaja en Microsoft Teams.
Si estás buscando ayuda para empezar a utilizar Microsoft Teams o cualquier otro tipo de software, en Contrac IT estaremos encantados de discutir los requisitos de tu negocio y encontrar las mejores soluciones para impulsar tu empresa con una mayor productividad y una mejor colaboración.